CRM會議管理

    CRM會議管理是一項(xiàng)很重要的管理功能。這包括計劃、組織、指導(dǎo)和控制。一個管理良好的會議是分享信息、明確方向和消除模糊的有效方式。它有益于協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)成員的努力和對項(xiàng)目事項(xiàng)獲得即時反饋，提供了一種集體解決項(xiàng)目問題機(jī)遇的方式。會議主持人通過計劃、主持和引領(lǐng)會議，創(chuàng)造適當(dāng)?shù)膱F(tuán)隊(duì)氣氛。他/她必須明確對會議的期望。依據(jù)項(xiàng)目要達(dá)到的目標(biāo)，主持人必須指導(dǎo)、闡明、控制、總結(jié)和評估會議結(jié)果。如果主持人在會議上講得過多，會議可能會低效。

    開會是一種正式溝通的渠道，項(xiàng)目經(jīng)理通過會議解決問題，安排工作，制定計劃和決策，是推動項(xiàng)目最終達(dá)成目標(biāo)的重要手段。因此，項(xiàng)目會議管理就變得十分的重要。
通過項(xiàng)目會議，項(xiàng)目經(jīng)理可以將有關(guān)政策和指標(biāo)傳達(dá)給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，使與會者了解項(xiàng)目共同目標(biāo)，自己的工作與他人的關(guān)系，并明確自己的目標(biāo)，同時項(xiàng)目經(jīng)理可以及時地獲得反饋信息；項(xiàng)目會議可以充分表現(xiàn)與會者在項(xiàng)目組織中的身份、地位和影響，使會議中的信息交流能在人們的心理上產(chǎn)生影響，可以使與會者產(chǎn)生一種共同的見解、價值觀和行動指南，密切相互之間的關(guān)系，可以幫助澄清誤會，處理各種沖突并利用他人的知識和技巧來解決問題；通過項(xiàng)目會議，被人們所忽視的問題有可能被發(fā)現(xiàn)，進(jìn)而認(rèn)真地加以研究和解決；會議交流的正式性也可以使每一位與會者產(chǎn)生責(zé)任感和約束力，會議還可以幫助營造民主氣氛，給與會者提供共同參與和共同討論的機(jī)會，最終做出良好的決策。

    進(jìn)行項(xiàng)目會議管理時應(yīng)該堅(jiān)持以下一些原則：（1）制定會議管理的政策；（2）會議應(yīng)在真正需要的時候召開，會議應(yīng)該解決一定的實(shí)際問題；（3）確定會議的目的，不召開無意義、無目的的“糊涂會”；（4）明確參加會議的人員，與會議議題無關(guān)的人員無需要參加會議；（5）準(zhǔn)備會議議程；（6）準(zhǔn)備會議材料；（7）嚴(yán)格遵守會議的開始是時間；（8）按議程進(jìn)行，提高會議效率；（9）鼓勵與會者的積極參與，發(fā)揚(yáng)民主，集思廣益；（10）掌握和控制會議，引導(dǎo)會議發(fā)言朝著結(jié)論進(jìn)行，避免會議跑題太遠(yuǎn)；（11）會議不要超時，避免冗長的會議，在必須延長會議時間時，應(yīng)征得大家的同意；（12）結(jié)束時進(jìn)行總結(jié)，編寫會議記錄（或會議紀(jì)要）：（13）即使分發(fā)會議記錄與會議成果。

會議可能是低效的或完全是浪費(fèi)時間的，特別是項(xiàng)目經(jīng)理犯下面一些常見的錯誤時：
召集太多或太少的會議；
在會前忽視分發(fā)會議日程；
沒能邀請有決策權(quán)的管理人員；
沒能與在會上做主要發(fā)言的人員協(xié)調(diào)；
在瑣碎的事情上花費(fèi)了太多的時間；
沒能將活動任務(wù)分配給具體人員。
項(xiàng)目會議是否成功依賴于各種不同因素。這包括會議類型（嚴(yán)肅的還是自由的）、會議形式（正式的還是非正式的）、提前計劃的程度和主持人表現(xiàn)的權(quán)力水平。項(xiàng)目經(jīng)理必須意識到這些因素，并恰當(dāng)?shù)乩眠@些因素，以便有效地管理會議。下面就如何有效管理會議提供一些實(shí)用性指南。

充分計劃和良好管理的項(xiàng)目會議，可能會非常富有成效。就像下面將要討論的那樣，有效的會議管理發(fā)生在會議之前、會議期間和會議之后。

（1） 會議前。
按前面所論述的問答程序，決定會議是否確實(shí)需要。如需要，那么就要：
確定會議目標(biāo)，要把項(xiàng)目進(jìn)展或狀態(tài)評審與問題解決會議分開舉行；
為會議討論設(shè)定基本規(guī)則；
確定誰確實(shí)要參加，并只邀請這些人員；
盡早通知與會者會議的目標(biāo)、地點(diǎn)和時間；
事先分發(fā)會議日程；
列出要在會上涉及到的事項(xiàng)，并預(yù)演會上的發(fā)言；
按時開始和結(jié)束會議。

（2） 會議期間。
為了使會議盡量簡短，且富有成效，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
制定具體時間限制，并堅(jiān)持這一時限；
會議一開始，就要明確會議的具體目標(biāo)；
多從與會者處了解情況（聽?wèi)?yīng)多于講）；
使會議按日程進(jìn)行，防止與會者“跑題”；
利用直觀教具幫助說明你的觀點(diǎn)，鼓勵其他與會者效仿；
就是否達(dá)成一致意見或仍然存在分歧，定時總結(jié)討論結(jié)果；
當(dāng)工作需要進(jìn)一步完成時，將工作分配給團(tuán)隊(duì)成員。

（3） 會議后。
當(dāng)然，絕大多數(shù)工作要在會議之外完成。因此，要跟蹤團(tuán)隊(duì)成員所分配的工作和分發(fā)準(zhǔn)確的會議記錄，并在下次會議上使用會議記錄，檢查工作結(jié)果。要保留會議記錄，特別是項(xiàng)目計劃、組織和評估會議的記錄。這些記錄要簡潔、清楚和具體。會議記錄可以包括下面內(nèi)容：

下次會議的時間、地點(diǎn)和說明；
這次會議的時間和地點(diǎn)，與會者名單及其在項(xiàng)目中擔(dān)任的角色；
討論的會議事項(xiàng)；
已達(dá)成一致的決定和需要進(jìn)一步研究的問題；
活動事項(xiàng)和負(fù)責(zé)跟蹤及在下一次會議上向團(tuán)隊(duì)匯報的人員。
美國的統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明，一個項(xiàng)目經(jīng)理一生中，平均大約八年的時間開會。在項(xiàng)目環(huán)境中，時間通常是很緊迫的，因此使用一些能使會議重點(diǎn)突出和富有成果的特殊方法是重要的。這可以通過確保主持人和與會者都能很好地扮演其角色來實(shí)現(xiàn)。下面是一些能使團(tuán)隊(duì)會議更富有成效的建議：

主持人的角色是設(shè)定期望，確保團(tuán)隊(duì)集中討論會議主題和避免偏離主題，并鼓勵團(tuán)隊(duì)成員積極參與。參與會增加團(tuán)隊(duì)成員對項(xiàng)目的接受和承諾。
與會者的角色是做好準(zhǔn)備，表現(xiàn)出自信和興趣，發(fā)言時不要“壟斷”討論。
幽默的角色是活躍會議氣氛，并可提升和指明團(tuán)隊(duì)的道德水準(zhǔn)。幽默要健康，即不要諷刺和指向任何團(tuán)隊(duì)成員。任何時候都要避免使用種族和性別偏見的幽默。中國的《讀者》和美國的《讀者文摘》上的幽默是為大眾廣泛接受的，可供參考。
如果要參加由別人召集的會議，項(xiàng)目經(jīng)理和職能經(jīng)理一樣可能都不喜歡這類會議。毫無疑問，良好組織的項(xiàng)目會議為項(xiàng)目成功提供了有效工具。但是，項(xiàng)目經(jīng)理有時可能利用電話，與團(tuán)隊(duì)成員私下討論或召開簡短的特別會議來解決一些很重要的問題。

項(xiàng)目經(jīng)理必須記住，好的項(xiàng)目會議本身并不是溝通的終點(diǎn)。項(xiàng)目經(jīng)理必須通過增加他/她們對結(jié)果的承諾水平，使團(tuán)隊(duì)成員遵從他/她們的承諾。

CRM系統(tǒng)為此也提供的了會議管理模塊,通過會議管理模塊,可以進(jìn)行會議的計劃與安排,會議的記錄與總結(jié).

在會議通知模塊可以設(shè)定會議的時間,開會的會議室,通知與會人員,人數(shù),時間,議題,內(nèi)容等,保存后CRM系統(tǒng)可以自動通知相關(guān)與會人員,并在與會人員的日程中生成會議的日程安排,以提醒相關(guān)人員準(zhǔn)時出席會議,如下圖所示:

在日程安排中自動生成日程,如下圖所示: